Lost in process
In Let’s Talk Innovation delen experts, beleidsmakers en innovators hun visie en inzichten over innovatie. Ontdek inspirerende gesprekken over trends, uitdagingen en baanbrekende oplossingen die de toekomst van de publieke sector vormgeven.
Lost in process
De Sleutels tot Innovatie in de Publieke Sector.
| door Nido. 14 mei 2024
Tijdens een boeiend gesprek met Alain Hubert en Abderrahim Chafik van de afdeling ontwikkeling van innovatieve toepassingen binnen de Waalse overheid (Service Public de Wallonie – SPW Digital), praatten we over de essentie, uitdagingen en vooruitzichten van innovatie binnen de publieke sector.
Wat betekent innovatie voor jullie?
Alain: Innovatie is een alternatieve manier om problemen op te lossen. Als we praten over hoe de overheid werkt, betekent dit dat we moeten denken aan wat mensen, ambtenaren en bedrijven nodig hebben. Innovatie betekent ook dat we nieuwe dingen proberen en niet bang zijn om iets anders te doen, zoals samenwerken met anderen om slimme ideeën te krijgen. Soms zijn er regels of manieren van werken die dat moeilijk maken, maar we moeten proberen die obstakels te overwinnen.
Abderrahim: Innovatie kan verschillende vormen aannemen, zoals het verbeteren van producten, diensten en organisaties. Het hoofddoel is om slimme en originele oplossingen te vinden voor wat mensen nodig hebben, zodat veel mensen er baat bij hebben. Het is belangrijk om te durven en om nieuwe wegen te bewandelen, door risico’s te nemen en niet altijd te blijven doen zoals we gewend zijn als we problemen willen oplossen.
Het is belangrijk om moedig te zijn en grenzen te doorbreken, door risico’s te nemen en uit de gebruikelijke patronen te stappen om problemen aan te pakken.
Wat zijn de drijfveren en obstakels voor innovatie in de publieke sector?
Alain: Voor mij ligt de belangrijkste drijfveer voor innovatie in de diepe overtuiging om de burgers te dienen en aan de behoeften van gebruikers te voldoen. Deze fundamentele missie is de kern van goed openbaar bestuur en vormt een krachtige katalysator voor het stimuleren van innovatie. Het is noodzakelijk voor de publieke sector om het voorbeeld te geven en in lijn te blijven met de verwachtingen van de burgers.
Abderrahim: Voor mij zijn er verschillende significante obstakels die vaak de innovatiecapaciteit in de publieke sector belemmeren. Een van de belangrijkste is de complexiteit van procedures en regelgeving die de kop opsteken bij administratieve taken. Soms zijn er zoveel regels dat we vergeten waarom we iets doen. We raken dan te veel gefocust op het volgen van procedures (‘Verdwaald in het proces’), in plaats van te denken aan wat we willen bereiken en wat mensen nodig hebben. Het is fijn om regels te volgen, maar soms houden ambtenaren te veel vast aan die regels waardoor ze niet meer flexibel zijn in wat ze doen.
Alain: Binnen de overheid doet men vaak aan hokjesdenken, en dat is een groot probleem voor innovatie. Ambtenaren kunnen vastzitten in bestaande manieren van werken, waardoor ze niet de kans krijgen om nieuwe ideeën te verkennen en goed samen te werken. Er is ook een gebrek aan een cultuur om buiten de eigen organisatie ideeën uit te wisselen en samen te werken met anderen. De communicatie tussen overheidsinstellingen en externe partners is vaak beperkt, waardoor er minder kansen zijn om te leren en geïnspireerd te raken.
Abderrahim: Het is belangrijk om deze obstakels te overwinnen om een omgeving te creëren die bevorderlijk is voor innovatie in de publieke sector. We moeten kritisch durven nadenken over de bestaande praktijken en procedures. Ook regelgeving vereenvoudigen en een cultuur van samenwerking en uitwisseling bevorderen, zowel binnen overheidsinstellingen als met externe partijen. Door deze uitdagingen te overwinnen, kan de publieke sector zijn volledige innovatiepotentieel benutten en effectiever reageren op de veranderende behoeften van de samenleving.
We hebben behoefte aan innovatiemanagement, bestaande uit mensen die de uitdagingen en het potentieel van innovatie begrijpen.
Wat zijn volgens jullie goede voorbeelden van innovatieve initiatieven?
Alain: Het hangt af van het perspectief dat wordt ingenomen, omdat er een verscheidenheid aan interpretaties van innovatie bestaat, afhankelijk van de contexten en individuele perspectieven. Het eerste voorbeeld dat bij me opkomt, heeft te maken met een verhuisproject waarbij meer dan 1000 medewerkers betrokken zijn die verspreid zijn over meerdere fysieke locaties.
Dit project vereiste grondige voorbereiding en een vastgoedstrategie gericht op het optimaliseren van middelen en het bevorderen van een betere samenwerking tussen de teams. Een innovatieve aanpak werd toegepast door virtual reality te gebruiken om medewerkers te helpen hun nieuwe werkomgeving te visualiseren, wat heeft geholpen om de angst voor verandering te verminderen.
Het tweede voorbeeld gaat over het belang van burgerparticipatie in innovatie. Op initiatief van de Franse overheid werden burgerforums georganiseerd waar honderden mensen, inclusief kunstenaars, bijeenkwamen om innovatieve ideeën te genereren. Deze aanpak toont aan dat er wordt ingezet op een democratie waarbij burgers actief betrokken zijn bij het innovatieproces.
Wat me het meest boeit aan innovatie, is wanneer we echt mensen op een diepgaand niveau raken, met empathische initiatieven. Ondanks de vooruitgang op het gebied van digitalisering van processen, blijft het terugkeren naar een echte participatieve democratie een grote uitdaging voor de komende jaren. Daarom is het zo belangrijk dat innovatie gericht is op de behoeften van burgers en dat zij actief betrokken worden bij het proces van publieke innovatie.
Is een ambitieus, grootschalig project – een moonshot – in jouw ogen nodig om vooruitgang te boeken?
Alain: Het is belangrijk om ambitieuze doelen na te streven om innovatie in de publieke sector te stimuleren, maar er zijn ook grote uitdagingen verbonden aan dergelijke projecten. Ik heb wat bedenkingen bij grote ‘moonshots’, ik ben bang dat ze te zwaar zullen zijn en te veel tijd zullen kosten om te realiseren. “Ik geef de voorkeur aan kleinere initiatieven, met duidelijke deadlines, waardoor een meer agile en concrete aanpak mogelijk is.
Het is belangrijk om praktisch en realistisch te zijn bij het stellen van doelen voor vernieuwing. We moeten rekening houden met de beperkingen en de specifieke situatie in België.
Abderrahim: Voor mij is het belangrijk om realistisch te zijn bij het stellen van innovatiedoelen, vooral in België, waar de samenwerking tussen verschillende overheidsniveaus soms ingewikkeld kan zijn. Het is essentieel om rekening te houden met de beperkingen en specifieke dynamieken van de Belgische context. Het is belangrijk om echte successen te laten zien om mensen te overtuigen en betrokkenheid te stimuleren, maar tegelijkertijd moeten we erkennen dat innovatie een balans vereist tussen ambitie en realisme.
Wat heb je nodig om innovatie te versnellen en te verbeteren?
Alain: We hebben nieuwe perspectieven nodig door jonger, energiek personeel aan te nemen dat niet belemmerd wordt door institutionele beperkingen en traditionele processen. Dat is zeker belangrijk, omdat jongeren nieuwe energie kunnen brengen en een geest van creativiteit en innovatie kunnen aanmoedigen. Het is belangrijk om een beetje jeugdige energie te hebben om de boel eens flink op te schudden.
Abderrahim: We hebben ook behoefte aan leiderschap op het gebied van innovatie (innovation leadership), bestaande uit mensen die de uitdagingen en het potentieel van innovatie begrijpen. Er is een gebrek aan begrip voor innovatie binnen de hiërarchie, en het is belangrijk om managers te hebben die actief innovatieve initiatieven ondersteunen en leiden. Een financieel engagement is belangrijk, maar het moet gesteund worden door het begrijpen en omarmen van de kracht van vernieuwing om echt vooruit te komen.
Innovatie is niet alleen een magisch concept, maar eerder een vaardigheid die een duidelijke strategie en specifieke vaardigheden vereist.
Innovatie is niet alleen maar iets magisch, maar eerder een vak dat een duidelijke strategie en specifieke vaardigheden vereist. Het is belangrijk om inhoud te geven en concreet te laten zien wat innovatie is, zoals we deden tijdens een presentatie binnen onze organisatie. Dat werd gezien als een frisse wind, maar dan rijst de vraag: hoe kunnen we deze initiatieven vermenigvuldigen en ze meer bekendheid geven?
Alain: Het is nodig om innovatie-initiatieven te begeleiden, omdat ze niet altijd prioriteit hebben in een context waar doelstellingen en budget vaak voorrang krijgen. We moeten meer platformen en kanalen creëren om innovatie binnen instellingen te promoten. Dit kan een benadering van onderaf impliceren, door individuele initiatieven aan te moedigen, en van bovenaf, door officiële kanalen te bieden om goeie praktijken en innovatieve ideeën te delen.
Voor Alain HUBERT en Abderrahim CHAFIK van het Pôle Développement des Usages Innovants bij SPW Digital, betekent innovatie het proberen van nieuwe benaderingen en altijd de burgers centraal stellen in onze acties.
Vaak raken we binnen de overheid verstrikt in het proces. Het is belangrijk om deze obstakels te overwinnen om een gunstige omgeving voor innovatie in de publieke sector te bevorderen en samen te werken, ook met externe partners.
Om innovatie te versnellen, hebben we “innovatief leiderschap” nodig: een innovatie management, bestaande uit mensen die de uitdagingen en het potentieel van innovatie begrijpen.
