Project Future Proof Skills
De verrassende reis van het project “Future-proof skills”
Aan de hand van de verhalen van de belangrijkste betrokkenen belicht dit artikel de uitdagingen, lessen en kansen van dit project, van de oorsprong tot de huidige impact.
| door Nido. 16 december 2024
.
Innovatie volgt soms onverwachte wegen. Projecten die aanvankelijk afgedaan lijken, kunnen elders tot bloei komen. Dit onderstreept dat een onbeantwoorde behoefte vroeg of laat opnieuw de drijfveer wordt voor een nieuwe zoektocht naar oplossingen, vaak via verrassende en onconventionele routes. Het initiatief “Future-proof skills”, oorspronkelijk gelanceerd binnen de FOD BOSA, is daar een perfect voorbeeld van.
Het project, bedoeld om de kerncompetenties van elke medewerker in kaart te brengen en te anticiperen op toekomstige behoeften, werd uiteindelijk niet op grote schaal uitgerold binnen BOSA. Toch vond het een tweede adem bij de FOD Volksgezondheid, die bezig is met de implementatie van de oplossing die werd ontwikkeld in samenwerking met het bedrijf TechWolf.
De studie van Eva Hanon: de kiem van een sleutelproject
2020: stagiaire Nido
#dataliteracy
In 2020 voerde Eva Hanon, destijds student aan de KU Leuven en stagiaire bij Nido, een studie uit met de titel “BOSA Futureproof” om de kritieke vaardigheden van de toekomst te identificeren. Hoe kunnen een organisatie en haar medewerkers relevant blijven in een voortdurend veranderende wereld?
Deze fundamentele vraag bouwde voort op het werk van een eerdere stagiair, die al onderzoek had gedaan naar de vaardigheden die nodig zijn om innovatie binnen organisaties te versterken.
Eva’s onderzoek bracht aan het licht dat minstens 43% van de banen bij BOSA tegen 2030 hoog geïmpacteerd zullen worden door automatisering. De studie benadrukte dat interpersoonlijke, cognitieve en technologische vaardigheden versterkt moeten worden om zich aan te passen aan de snelle transformaties op de arbeidsmarkt.
Echter, de beperkingen in beschikbaarheid en kwaliteit van data bemoeilijkten de interpretatie en toepassing van deze conclusies. Toch vormden deze uitdagingen de aanleiding voor diepgaande reflecties binnen BOSA, wat leidde tot de verkenning van innovatieve oplossingen zoals het gebruik van artificiële intelligentie om de vaardigheden van medewerkers in kaart te brengen.
Geleerde lessen: “Met de tijd en ervaring heb ik geleerd dat technologie en de impact ervan op competenties razendsnel evolueren,” vertelt Eva. “Als we dit soort studies niet regelmatig uitvoeren, missen we belangrijke veranderingen. Wat ik ook echt heb ingezien, is hoe cruciaal het is om iedereen vanaf het begin te betrekken: medewerkers, managers… Als iedereen op één lijn zit vanaf de start, heeft een project veel meer impact!”
▶ Eva Hanon
Wanneer een gedurfde visie tot leven komt dankzij open innovatie
2021: challenge launcher
#insurgency
Geïnspireerd door het onderzoek van Eva Hanon lanceerde Frédéric Baervoets, manager bij Nido, in 2021 een uitdaging via het platform Gov Buys Innovation. Deze challenge, met veel interesse gevolgd door de HR-directeurs van de federale administratie, was bedoeld om een innovatieve oplossing te vinden waarmee vaardigheden konden worden geanalyseerd en geanticipeerd, terwijl medewerkers meer controle kregen over hun persoonlijke ontwikkeling.
Een marktraadpleging leverde acht voorstellen op, waarvan drie gebruikmaakten van artificiële intelligentie. Na een evaluatie door een jury van HR-experts werd TechWolf geselecteerd om een pilootproject binnen BOSA uit te voeren, met een budget van €30.000.
Het doel van dit project was om aan te tonen hoe een vaardigheidsanalyse zowel medewerkers kan ondersteunen in hun loopbaan als de strategische HR-planning kan versterken.
Geleerde lessen: “Voor mij gaat open innovatie over de kracht om oplossingen te verkennen waar je alleen nooit aan zou denken, zelfs niet met beperkte middelen,” vertelt Frédéric. “Alles begint met een goed gedefinieerd probleem: als je weet wat je wilt oplossen, kun je de juiste externe partners mobiliseren. Wat daarbij essentieel is, is een ambitieuze visie behouden zonder jezelf vast te zetten in vooropgezette ideeën. Die vrijheid maakt het mogelijk om nieuwe wegen te ontdekken en complexe uitdagingen aan te gaan.”
▶ Frédéric Baervoets
De eerste stappen van een experiment dat alles verandert
2022: projectleider
#collaboration
Christiaan Roets speelde een centrale rol in de uitvoering van het Future-Proof Skills-project. Hij begeleidde de toekenning van de opdracht aan TechWolf en coördineerde de ambitieuze pilot. Onder zijn leiding werd een groep van 100 vrijwillige deelnemers samengesteld, met uiteenlopende profielen. De persoonlijke gegevens van deze deelnemers, zoals evaluaties en opleidingsgeschiedenissen, werden anoniem geanalyseerd, met strikte naleving van de GDPR-regels.
Deze zorgvuldige aanpak versterkte niet alleen de betrouwbaarheid van het proces, maar ook de ethische legitimiteit ervan.
Daarnaast werkte Christiaan nauw samen met alle betrokken partijen om ervoor te zorgen dat de doelstellingen en verwachtingen van het project duidelijk waren. Dankzij de pilot konden de mogelijkheden van diepgaande data-analyse worden onderzocht, met name op het gebied van persoonlijke ontwikkeling en het afstemmen van organisatiebehoeften.
Geleerde lessen: “Voor mij is een duidelijke communicatie vanaf het begin cruciaal om verwachtingen te managen,” legt Christiaan uit. “In dit project wisten we dat het hoofddoel was om een oplossing te testen, niet om deze meteen op grote schaal uit te rollen. Dit betekende dat we de meerwaarde voor de eindgebruikers grondig moesten evalueren voordat we verder gingen. Het is essentieel dat alle belanghebbenden goed begrijpen wat de beperkingen en de verwachte resultaten van het project zijn. Die transparantie zorgt ervoor dat vertrouwen en samenwerking gedurende het hele proces behouden blijven.”
▶ Christiaen Roets
Wanneer data en mensen samenkomen: de inzichten van Eline De Witte
2022: HR-expert
#complexproblemsolving
Eline De Witte, HR-adviseur, speelde een belangrijke rol in verschillende fasen van het BOSA Future-Proof Skills-project. Ze ondersteunde aanvankelijk Eva Hanon door de benodigde gegevens voor haar onderzoek te leveren en werkte daarna mee aan de pilot met TechWolf en Christiaan Roets.
Eline presenteerde samen met Christiaan en Frédéric de resultaten van de pilot aan het directiecomité.
Een van de hoogtepunten van het project was dat de tool inzicht bood in de beschikbare vaardigheden, de te overbruggen hiaten identificeerde en gepersonaliseerde leerplannen voorstelde.
Toch werden er enkele beperkingen vastgesteld, zoals de inconsistentie in de kwaliteit van HR-gegevens en het gebrek aan maatwerk in de suggesties voor medewerkers. Om de perceptie van de gebruikers te meten, werd een enquête uitgevoerd onder de deelnemers van de pilot. De feedback was over het algemeen positief, met een gemiddelde score tussen de 6 en 7 op 10.
Ondanks de veelbelovende resultaten kon het project niet op grotere schaal binnen BOSA worden uitgerold vanwege beperkte middelen.
Geleerde lessen: “Een project van deze omvang vraagt om een brede mobilisatie,” benadrukt Eline. “Het is een transversaal vraagstuk dat alle publieke organisaties raakt.”
▶ Eline De Witte
Een visie omzetten in actie: Carolien Sonck en de toekomst van vaardigheden
2023: Manager Ondersteunende diensten
#humanleadership
Carolien Sonck, sinds 2020 directrice Ondersteunende Diensten bij de FOD Volksgezondheid, stond aan de basis van een ambitieus pilootproject om de vaardigheden binnen haar organisatie beter in kaart te brengen. Het initiatief vloeide voort uit de evaluatie van de aanpak van de COVID-pandemie. Die benadrukte het belang van het snel mobiliseren van specifieke vaardigheden of bijkomende capaciteit om een incident of crisissituatie het hoofd te kunnen bieden.
Om tot meer slagkracht en kortere beslissingslijnen te komen, bracht de FOD Volksgezondheid in 2023 eerst haar 150 medewerkers gespecialiseerd in crisisbeheer samen in een nieuw Directoraat-generaal voor Paraatheid en Respons. Een nieuwe matrix-structuur staat daarbij al garant voor een betere kruisbestuiving van de aanwezige vaardigheden en expertise.
Maar Carolien wilde nog een stap verder gaan door binnen haar team van de ondersteunende diensten eigenaarschap en betrokkenheid te creëren bij het ondersteunen van de crisisteams en het garanderen van de continuïteit van de kritieke processen in tijden van crisis.
Toen ze tijdens een P&O-seminarie het project Future-Proof Skills ontdekte tijdens een presentatie door Frédéric Baervoets van Nido, besefte ze dat een gestructureerd en doorzoekbaar overzicht van alle aanwezige vaardigheden binnen de FOD het ontbrekende puzzelstuk was.
Daarom besliste ze om een samenwerking op te zetten met het gespecialiseerde bedrijf TechWolf met als horizon een vaardigheidsprofiel voor elke medewerker en een taxonomie waarin al die vaardigheden geordend staan.
Met dit instrument kunnen de vaardigheden van alle 1.500 medewerkers inzetbaar worden bij eender welk proces, project of crisissituatie. Door lessen te trekken uit de beperkingen van het BOSA-pilootproject, wist Carolien bepaalde valkuilen te vermijden bij de opstart van haar project.
Geleerde lessen: “Zo’n proces vraagt tijd, geduld en een langetermijnvisie om duurzame resultaten te behalen,” benadrukt Carolien. “Het succes hangt ook af van een multidisciplinair team, met daarin een DPO voor juridische naleving, een HR-expert, een dataspecialist, een communicator, een creatieve denker en een projectmanager om alles te coördineren. Deze samenwerking is essentieel om een strategische visie om te zetten in een concrete en effectieve oplossing.”
▶ Carolien Sonck
Van oplossing naar realiteit: Jan Eyckmans en de kracht van een wendbare organisatie
2023: Projectleider
#adaptibility
Jan Eyckmans, projectleider bij de FOD Volksgezondheid, nam op vraag van Carolien de coördinatie van het project “Skills Based Organisation” op zich. Het project vertrekt van de belangrijke bewustwording dat in een steeds veranderende geopolitieke wereld, de wendbaarheid en efficiëntie van organisaties belemmerd wordt door factoren als een volatiele arbeidsmarkt en het gebrek aan inzicht in de interne vaardigheden.
Het belangrijkste doel is om met behulp van artificiële intelligentie de vaardigheden van alle medewerkers binnen de organisatie in kaart te brengen. Deze aanpak is, naast leveren van ondersteuning in crisissituaties, bedoeld om HR-processen zoals werving, interne mobiliteit en gerichte opleidingen te optimaliseren en tegelijkertijd strategische planning van behoeften mogelijk te maken.
Om dit te realiseren werd een overheidsopdracht van €100.000 uitgeschreven, waarbij TechWolf werd geselecteerd om een pilootproject mee te ontwikkelen.
Toch blijven er aanzienlijke uitdagingen bestaan. Het verzamelen en beheren van nodige gegevens is complex door de fragmentatie en wisselende kwaliteit ervan. Bovendien zorgen de strikte GDPR-normen en Europese regelgeving rond artificiële intelligentie voor extra uitdagingen. De coördinatie tussen interne systemen en federale initiatieven, zoals de nieuwe federale cartografie, vormt eveneens een stevige challenge.
Geleerde lessen: “Hoewel het project nog in volle ontwikkeling is, zien we hoe deze aanpak ons management en HR-medewerkers inspireert tot nieuwe toepassingen waardoor aanwezige vaardigheden in de toekomst beter zullen renderen.” legt Jan Eyckmans uit. “Door een scherper zicht te krijgen op de vaardigheden van onze medewerkers, kunnen we hen gerichter laten doorgroeien in hun loopbaan. Dat daagt hen uit en motiveert hen ook. Er schuilt een groot potentieel in de skills-based aanpak, ook om de talenten binnen de publieke sector efficiënter in te zetten en zo finaal een betere dienstverlening te bieden aan burger en maatschappij. Elke stap die we vooruit zetten, biedt waardevolle lessen en bevestigt dat experimenteren essentieel is om te innoveren en zo organisatorische en maatschappelijke uitdagingen aan te gaan.”
▶ Jan Eyckmans
Een inspirerend traject, maar niet zonder uitdagingen
Het project “Future-Proof Skills” weerspiegelt zowel de kansen als de uitdagingen van innovatie-initiatieven, vooral binnen de publieke sector. Van BOSA tot de FOD Volksgezondheid laat dit project zien hoe een idee zich kan ontwikkelen naargelang de behoeften en organisatorische contexten. Dit soort initiatieven biedt de mogelijkheid om nieuwe benaderingen te verkennen voor een wendbaarder en veerkrachtiger talentmanagement, wat essentieel is om in te spelen op de veranderingen op de arbeidsmarkt.
Toch was het traject niet zonder obstakels. Het oorspronkelijke doel om een uitgebreide competentiemapping te maken, werd bemoeilijkt door fragmentatie van data, wisselende kwaliteit en de naleving van strenge normen zoals de GDPR. Bovendien voldeden de resultaten van het pilootproject niet altijd aan de oorspronkelijke verwachtingen, vooral op het gebied van personalisatie en de nauwkeurigheid van de voorgestelde suggesties voor medewerkers.
Ondanks deze obstakels leverde het project waardevolle lessen op. Het toont aan dat innovatie, vaak gezien als een lineaire oplossing, in werkelijkheid een iteratief proces is. Initiatieven zoals deze onderstrepen het belang van interdisciplinaire samenwerking en een gedeelde strategische visie tussen publieke en private actoren.
Voor zowel publieke als private organisaties is dit project een uitnodiging om te investeren in verkennende benaderingen en te erkennen dat mislukkingen of beperkingen een integraal onderdeel zijn van het leerproces. Innovatie draait uiteindelijk net zo goed om het aangaan van uitdagingen als om het trekken van lessen die bijdragen aan duurzame oplossingen.