De kracht van exploratie
Een betere marktverkenning inclusief experimenteren om de overheidsuitgaven in het post-coronatijdperk onder controle te houden
door Frédéric Baervoets
Challenger en Manager van het Innovatielab Nido
Nu we ons voorbereiden op de zoveelste shock van de coronapandemie denken overheden na over hoe ze het gat in de overheidsfinanciën dat deze crisis heeft geslagen, kunnen dichten. We moeten in dat verband enkele moeilijke knopen doorhakken: zijn strenge besparingen onvermijdelijk of is het tijd voor de overheid om de dingen anders aan te pakken? Hoe kunnen we de waarde van ons belastinggeld verhogen en tegelijkertijd de uitdagingen op het gebied van overheidsuitgaven benaderen? Hoe kunnen we onze burgers en organisaties betere diensten verlenen en meer waar voor hun (belasting)geld geven?
Mijn eerste idee zou zijn om alle lopende projecten stop te zetten, af te stappen van de gebruikelijke werkmethoden en terug te gaan naar de tekentafel om de exploratiefase als het ware over te doen. Hoewel dat verleidelijk klinkt, zou het in de praktijk brengen ervan als een nogal radicale aanpak gezien worden. Ik heb meer dan 20 jaar ervaring in de overheidssector, waarvan vijf jaar in innovatie, en ben ervan overtuigd dat innovatie al te vaak over het hoofd wordt gezien omdat we zo verknocht zijn aan onze routinematige manier van projecten aanpakken. In dit artikel voer ik aan dat in een tijd van beperkte overheidsuitgaven een betere marktverkenning en meer experimenteren essentiële voorwaarden zijn voor een succesvolle overheidsstrategie.
De status quo
Ambtenaren werken vaak in heel wat verschillende sectoren en hebben dus een brede expertise. Toch is het vandaag meer dan ooit onmogelijk om een expert te zijn in alle mogelijke oplossingen en technologieën. Ambtenaren duiken vaak meteen in de uitvoering van een project zonder alle mogelijke oplossingen onderzocht te hebben. Bovendien blijkt uit de doorgaans overdreven voorzichtige en bureaucratische contracten die de overheidssector opstelt dat we de deskundigheid van privébedrijven niet echt vertrouwen of niet helemaal begrijpen. Die explosieve combinatie leidt tot een tegenstrijdige situatie: overheidsdiensten hebben geen vertrouwen in privébedrijven, maar toch kopen we bij hen – zonder hun oplossingen eerst te testen!
De verandering die nodig is
Innovatiespreker Stephen Shapiro en zijn bekende ‘baggage claim video‘ wijst ons op die tegenstrijdigheid en benadrukt de noodzaak van effectieve innovatie. Zijn voorbeeld toont aan dat we eerst een grondig inzicht in een onderliggend probleem moeten krijgen voordat we het proberen op te lossen. Voor mij en voor het hele team van het Nido innovatielab, illustreert zijn video perfect dat innovatie begint met het scherpstellen van het probleem. Omwille van onze werkomgeving en werkcultuur wordt ons echter van meet af aan geleerd dat effectief problemen oplossen betekent dat er snel oplossingen komen. Dat gedrag wordt in de overheidssector nog versterkt door bureaucratische procedures die een rem zetten op vernieuwing.
innovatie begint met het scherpstellen van het probleem
We zijn gewend om projecten te beginnen met het zoeken naar mogelijke oplossingen, zoals (inter)nationale benchmarks, en kijken nieuwsgierig naar wat onze collega’s in eigen land en elders doen. Na wat inspiratie te hebben opgedaan, schrijven we een aanbesteding uit waarin we proberen om de technologieën en voorwaarden voor een geslaagde uitrol te vatten. Bovendien helpt het inkoopteam alle mogelijke risico’s uit te sluiten door middel van uitvoerige procedures en strenge adviezen. Meestal zullen het alleen de grotere bedrijven zijn – die de voorschriften voor de tijdige indiening van een correcte offerte, met inbegrip van alle documenten, kunnen begrijpen – die aan dergelijke aanbestedingen deelnemen. Die ‘vaste waarden’ stellen ons echter meestal teleur. De openbare aanbestedingsprocedure is de facto een louter formele juridische procedure geworden. Zijn ambtenaren er werkelijk van overtuigd dat alles opschrijven en vastleggen in de aanbesteding de enige weg naar succes is? We vermijden in dialoog te treden met bedrijven om toch maar niet partijdig over te komen. Door onszelf wijs te maken dat we aan procedures gebonden zijn en het ‘juist’ moeten doen, geven we innovatie echter geen enkele kans.
Zijn ambtenaren er werkelijk van overtuigd dat alles opschrijven en vastleggen in de aanbesteding de enige weg naar succes is?
Een andere belangrijke uitdaging voor overheidsdiensten is het omgaan met geld en met een begroting. We geven regelmatig grote sommen geld uit aan projecten die vaak niet zo succesvol zijn als gehoopt. We hebben ook de neiging om buitensporige bedragen uit te geven voor producten of diensten die we eigenlijk voor minder zouden kunnen aankopen. Openstaan voor samenwerking met nieuwere, jongere en modernere bedrijven kan ons helpen die vicieuze cirkel te doorbreken. Die bedrijven zijn doorgaans enthousiaster en staan te popelen om betere en goedkopere oplossingen voor te stellen. Hoewel ambtenaren meestal goed weten wat nodig is voor hun werk, kan een expert extra waarde toevoegen. De persoon die wordt aangesteld om oplossingen te zoeken, is vaak niet in staat om het echte probleem te zien of durft het echte probleem niet aan te wijzen. Een probleem blijft meestal niet bestaan omdat er geen oplossingen zouden zijn, maar wel door het onvermogen om de negatieve ervaring van een eindgebruiker te verbinden met de oorzaak daarvan. Externe derde partijen kunnen helpen om de ontbrekende schakels op te sporen en effectief vooruitgang te boeken.
In het licht van het voorgaande, durf ik het volgende voor te stellen:
- Begin niet met een welomlijnd plan of project, maar verken eerst de markt en neem de proef op de som.
- Laat je inspireren door de vele mogelijke oplossingen voor je probleem. Dat proces zal je helpen het werkelijke probleem op te sporen dat je wilt oplossen.
- Bouw je businesscase met een beperkt budget; vraag het management pas om het budget op te trekken zodra je hebt aangetoond dat de oplossing zal werken.
Een handig stappenplan
Ik geef hieronder mee hoe je stap voor stap aan een nieuw project begint:
Stap 1: Formuleer een probleemstelling, maak een stakeholderanalyse en vraag de mening van je publiek/klanten/gebruikers.
Stap 2: Laat innovatieve bedrijven – kleine en grote – naar je probleemstelling kijken en neem hun feedback en input mee. Maak duidelijk dat je wilt weten hoe zij jouw probleem zouden oplossen. Laat iedereen meedoen en maak het gemakkelijk, met een kort telefoontje of een informele e-mail.
Stap 3: Vraag bedrijven met een interessante aanpak om kort een eerste oplossing voor te stellen.
Hoewel je waarschijnlijk een goede oplossing in gedachten hebt, moet je toch alle mogelijkheden bekijken. Ik raad aan je ideeën even opzij te schuiven en de voorstellen met open vizier te bekijken. Filter de oplossingen aan de hand van volgende criteria:
- Zal deze oplossing mijn probleem oplossen?
- Hoe succesvol is deze oplossing?
- Is het vernieuwend of gewoon meer van hetzelfde?
Stap 4: Nodig alleen de bedrijven met de meest interessante oplossingen uit voor een pitch, presentatie of dialoog. Stel vragen en geef hen de kans om ook vragen te stellen. Vergeet niet om eerlijke feedback te geven aan bedrijven waarvan je de oplossingen minder interessant vindt en bedank hen voor hun deelname.
Filter de oplossingen verder uit aan de hand van de volgende criteria:
- Wat zijn ongeveer de geraamde kosten voor de volledige uitvoering?
- Wat kan tijdens een experiment worden getest?
- Wat is de prijs van het experiment, waarbij je in gedachten houdt dat je een beperkt budget hebt, bv. 30k (misschien doen ze het voor minder)?
- Is het team bekwaam en gemotiveerd?
Stop bij stap 4 als je het bij een strikte marktraadpleging wilt houden. Stel je aanbeveling op voor het management.
Stap 5: Vraag de bedrijven met de beste oplossingen om aan de aanbesteding deel te nemen en geef hen uitgebreide feedback over hun pitch of presentatie. Op die manier ontvang je alleen offertes die interessant zijn voor jou.
Stap 6: Gun de opdracht aan het bedrijf met het meest innovatieve en interessantste experiment. Laat je niet overhalen om gewoon de offerte te kiezen die de meeste kans van slagen heeft of de goedkoopste is; vergeet niet dat je nieuwe mogelijkheden wilt leren kennen in plaats van een bekend product alleen maar opnieuw te testen. Vergeet niet om eerlijke feedback te geven aan de bedrijven waarvan de oplossingen je minder interessant leken. Bedank hen voor hun tijd en hun deelname.
Stap 7: Start met het experiment. Onthoud dat je met een beperkt budget werkt. Test daarom alleen wat echt belangrijk is en verlies geen tijd en geld aan franjes. Test de oplossing bij de eindgebruikers – hun feedback is uiteindelijk wat telt. Concentreer je op het minimale levensvatbare product en de lessen uit het experiment.
Stap 8:
- Indien geslaagd: Stel je aanbeveling op voor het management. Als je een goed werkende oplossing in MVP hebt, vraag dan om het nodige budget. Als je experiment geslaagd is, durf dan de volgende stap te zetten: bouw een businesscase om je management te overtuigen met de kennis die je tijdens dit proces hebt opgedaan.
- Indien niet geslaagd: Herhaal het proces. Je hebt zeker lessen getrokken uit de selectieprocedure en het experiment en kunt nu doordachter te werk gaan en met meer kennis van zaken beslissingen nemen. Die eerste poging is dus geen mislukking, maar brengt je een stap dichter bij je ideale oplossing. Vergeet niet dat je met succes een project hebt vermeden dat gedoemd was te mislukken. Probeer altijd te begrijpen waarom de aanpak mislukt is: heeft het team niet gedaan wat het moest doen? Past de oplossing gewoon niet? Of heb je niet alle aspecten van het probleem kunnen vastleggen?
Uiteindelijk is ondervinding het beste bewijs. Jij en het door jouw gekozen bedrijf testen samen de voornaamste veronderstellingen met een beperkt budget.
We wensen je veel succes! Laat ons weten of ons advies je geholpen heeft, of je ertoe heeft aangezet om dingen anders te doen.
Wie of wat is Nido?
Nido, het innovatielabo bij de FOD BOSA, maakt innovatie in de overheidssector in België mogelijk door ambtenaren te steunen bij hun zoektocht naar verandering. Ons initiatief “Gov Buys Innovation” heeft tot doel een interactieve marktplaats, waarbij actief wordt gezocht naar innovatieve oplossingen die al op de markt beschikbaar zijn. Door de interactie tussen overheidssector en privésector anders te benaderen, wil Nido overheidsentiteiten omvormen tot pioniers voor nieuwe creatieve ideeën, die zowel in België als daarbuiten vernieuwend werken, ten behoeve van bedrijven en burgers.
Nido faciliteert open marktonderzoek en experimenteert met een klein budget voordat projecten worden opgestart, om de overheidsuitgaven onder controle te houden. Experimenteren wordt aangemoedigd als eerste stap om te speuren naar mogelijke innovatieve oplossingen en zo te voorkomen dat grote projecten mislukken en belastinggeld wordt verspild.
De overheidssector kan onmogelijk voldoende deskundigheid in huis hebben voor het volledige spectrum aan oplossingen en technologieën waarvan ze gebruik kunnen maken. Daarom is het vaak niet mogelijk om van tevoren te weten of een oplossing zal werken en geschikt zal zijn voor het beoogde doel, voordat die wordt aangekocht. Experimenteren is dus een voorwaarde om een oplossing te vinden die de investering waard is.
GBI is een innovatietool, waarbij ambtenaren niet langer probleemoplossers zijn maar probleemdeskundigen worden en waarbij hen wordt geleerd nieuwe oplossingen met open vizier te bekijken.
Dit artikel is ook verschenen op:
De blog van OPSI/OECD
Apoltical