Innovatie is geen optie, het is een noodzaak

Carolien Sonck, manager van de ondersteunende diensten van de FOD Volksgezondheid, belicht in dit interview haar visie op innovatie, waarbij de nadruk ligt op ondernemerschapsattitudes gedijend in een cultuur van durf en openheid voor vragen. Ontdek hoe Carolien streeft naar een verbreding van het speelveld en het belang van samenwerking benadrukt om vooruitgang te versnellen.

door Nido

Om met de deur in huis te vallen, wat betekent innovatie voor jou?

Carolien: Voor mij start innovatie bij het durven initiëren van veranderingen, het stellen van kritische vragen en het creëren van meerwaarde voor de eindgebruikers, met name de burgers en de bedrijven.

We moeten buiten de platgetreden paden durven denken, uitdagingen aangaan en ons buigen over verbeteringen, zelfs voor ogenschijnlijk eenvoudige zaken. Innovatie draait om het vinden van efficiëntere oplossingen en het omarmen van vernieuwing.

Het is essentieel dat innovatie niet louter als een kostenpost wordt gezien of uitsluitend aan IT wordt toegeschreven.

“We moeten buiten de platgetreden paden durven denken en uitdagingen aangaan.”

Innovatie die niet louter als een kostenpost wordt gezien… Je hebt een economische achtergrond, niet?

Carolien: Inderdaad,  ik heb handelswetenschappen gestudeerd en heb me gespecialiseerd in marketing. Ik ben dus een goede verkoper (lacht). Daarenboven ben ik het kind van zelfstandige ouders en zit het nemen van berekende risico’s  in mijn genen. Het gaat dus niet alleen over kostenbeheer, maar ook over het managen van risico’s en de juiste attitudes. Soms mislukt het, maar dat hoort erbij als je durft te proberen en daar leer je veel uit. Dat zijn attitudes die ik ook in mijn team aanmoedig: toon durf en heb lef om te experimenteren en fouten te maken. Begin ook altijd klein. Als je iets voor 1.500 medewerkers verandert en het mislukt, heeft dat natuurlijk grote gevolgen.

Je hebt veel ervaring binnen de overheid, zeventien jaar om precies te zijn. Wat zijn volgens jou de drijvende krachten en obstakels voor innovatie binnen de publieke sector?

Carolien: Geld is zowel een stimulans als een hindernis. We moeten bezuinigen, wat innovatie kan aanwakkeren en leiden tot efficiënter werken, maar tegelijkertijd worden grote investeringen vaak ontmoedigd. Als er dan een business case wordt voorgelegd met een groot prijskaartje, belandt die vaak in de prullenbak vanwege gebrek aan budget en meetbare Return On Investment (ROI).

Volgens mij moeten we het speelveld voor innovatie verbreden en niet alleen focussen op grote, dure projecten. Een sandbox-benadering kan helpen om kleine experimenten mogelijk te maken, de kosten en baten grondig af te wegen en succesvolle innovaties op te schalen naar bredere toepassingen.

“De noodzaak om te besparen dwingt ons tot een nieuwe manier van denken en om efficiënter te opereren.“

Daarnaast brengen nieuwe medewerkers frisse perspectieven en ze durven werkwijzen in vraag te stellen, wat een push geeft aan vernieuwing. Ze lijken mij een potentiële drijvende kracht als we hen die ruimte bieden binnen een bredere cultuur van durf en vragen stellen.

De opkomst van AI wordt ook gezien als een katalysator, maar het vereist een strategische aanpak. Burgers verwachten dat de overheid meegaat met maatschappelijke trends en innovatief is. Ze willen moderne, gebruiksvriendelijke diensten, wat druk legt op overheidsinstanties om bij te blijven.

Als we het dan hebben over obstakels… (zucht) bureaucratie is er zeker een van.

Waar zie je die bureaucratie dan?

Carolien: Denk alleen al aan overheidsopdrachten. We zijn net met een bedrijf in zee gegaan, maar het kostte enorm veel moeite. We moesten een lastenboek lanceren en gunnen voor ons innovatieproject rond “skill-based organisation”, wat ontzettend veel tijd in beslag nam. Er waren heel wat problemen doorheen de procedure en het kostte veel tijd en moeite om alles tot een goed einde te brengen.

Vaak zie ik collega’s die voor iets nieuws willen gaan of het op een andere manier proberen, maar ze worden afgeschrikt door inspecteurs van Financiën of door veiligheidsregels die erg strikt worden gehanteerd. Dit remt helaas innovatie af. Het is begrijpelijk dat veel mensen dan denken: “ik geef het op”.

Heeft dit innovatieproject ergens een link met het experiment “future proof skills” van FOD BOSA?

Carolien: Absoluut. Deze challenge heeft ons erg geïnspireerd. We hebben hier veel van kunnen leren, ook van jullie fouten, als ik dat zo mag zeggen. We kunnen verder bouwen op jullie ervaringen en we gaan nu een stap verder.

We hopen nu dat, door het bij ons te implementeren, ook andere organisaties hieruit kunnen leren. Voor mij is samenwerking tussen overheidsorganisaties cruciaal in dit verhaal. Maar helaas gebeurt dit nog te weinig. We zitten nog te veel in onze eigen hokjes, zowel tussen als binnen organisaties. Dat moeten we echt doorbreken.

Geweldig om te horen dat jullie na dit experiment verder met dit thema aan de slag gaan!

“Een cultuur van samenwerking en ruimte voor experimenteren zijn essentieel voor innovatie binnen de overheid – we moeten afstappen van bureaucratie en leiders aanmoedigen om het voortouw te nemen in het stimuleren van verandering.”

Zijn er volgens jou, voor zowel managers als medewerkers, genoeg stimulansen om te innoveren?

Carolien: Eigenlijk niet echt. We hebben meer incentives nodig om innovatief gedrag te stimuleren. De Federale Innovatie Award was wel een goed initiatief, het creëert wat competitie tussen organisaties, het wakkert de ambities aan en het maakt mensen ook trots als ze zo’n prijs winnen.  Mensen die innoveren, krijgen graag erkenning voor hun inzet, zoals een prijs of een schouderklopje.

Welke innovatieve initiatieven binnen de overheid inspireren jou?

Carolien: Ik zie eerlijk gezegd nog te weinig innovatieve projecten in de overheid. Dat vind ik jammer.  Onze FOD werd vroeger als modern gezien, maar nu voelen we dat we achterblijven omdat we volgens mij te weinig energie in innovatie hebben gestoken. Daarom is één van onze doelen om de komende jaren meer te focussen op innovatie, los van IT. We starten met een leiderschapstraject waarbinnen er modules worden voorzien om het belang ervan te benadrukken voor leidinggevenden, die uiteindelijk de middelen en stimulansen moeten geven voor innovatie.

Welke vaardigheden heb je dan als manager nodig om innovatie te faciliteren?

Carolien: Managers moeten openstaan voor nieuwe ideeën, een veilige omgeving creëren waarin experimenteren wordt aangemoedigd en tijd geven aan medewerkers om te brainstormen en te innoveren.

Tot slot, is er volgens jou behoefte aan een ambitieuze moonshot om vooruitgang te boeken?

Carolien: Een moonshot lijkt me wel nuttig om een globale bestemming te hebben, maar laat ons dit niet interpreteren als het opzetten van gigantische programma’s of projecten. Laat het eerder een visie zijn, zoals die van de naadloze overheid, waarbij zelfs de kleinste initiatieven hieraan bijdragen. Samenwerking met een gemeenschappelijk doel is essentieel. Het Only Once-initiatief, waarbij burgers hun gegevens slechts één keer moeten invoeren, is hier een mooi voorbeeld van.

Het verleden heeft ons geleerd dat grote projecten vaak niet werken. De energie die we erin steken, vaak vooral in het beheer ervan, leidt meestal niet tot het gewenste resultaat. Kleinschalige initiatieven van onderuit zijn volgens mij vaak effectiever.