_{A brief description of the challenge can be found in the Procedure section at the bottom of this page.}

Een patent op het platform voor het volgende decennium.

De Benelux Organisatie voor de Intellectuele Eigendom (BOIP) namens de nationale octrooibureau's van België, Nederland en Luxemburg, en Nido lanceren een oproep voor innovatieve oplossingen om het Benelux Patentenplatform (BPP) klaar te maken voor de toekomst. 

Met deze challenge zoeken we een proof-of-concept (POC) op een afgebakend onderdeel (bijv. MyPage, eRegister, Vergoedingen, Personen of Nationale octrooien) dat bewijst hoe het eenvoudiger voor gebruikers, sneller aanpasbaar en onderhoudsarm kan.

Denk: duidelijke stappen voor aanvragers, minder handmatige naloop voor de backoffice, en vlotte integraties met partners zoals European Patent Office (EPO) en World Intellectual Property Organization (WIPO). Jouw POC toont de impact: concreet, meetbaar en realistisch opschaalbaar.

Wat is het probleem en voor wie?

Voor wie is dit een probleem?

• Externe gebruikers: aanvragers en patentprofessionals.
• Interne gebruikers: backofficemedewerkers van de drie IE-diensten.
• Partners: koppelingen met EPO en WIPO wijzigen regelmatig en moeten vlot kunnen volgen.

Wat is de evolutie van het probleem?

Wat is de impact van het probleem?

• Hoge onderhoudslast, trage vernieuwing: door sterke samenhang kost een kleine wijziging veel uren, waardoor minder tijd overblijft voor verbeteringen.
• Extra druk op de backoffice: beperkte self-service leidt tot meer handmatige stappen, wachttijd en foutkans.
• Ketenafhankelijkheid: updates bij EPO/WIPO raken meerdere onderdelen tegelijk en vragen omvangrijke interne aanpassingen.

Context: met ±5.000 nationale aanvragen per jaar en ±150.000 geldige Europese patenten per land weegt elke extra update zwaarder door.

Hoe weten we dat dit een probleem is?

• Veel koppelingen: kleine wijzigingen bij EPO/WIPO raken meteen meerdere onderdelen.
• We meten nog niet: er is geen extern tevredenheidsonderzoek; dit POC bevat een meetplan met KPI’s.
• Breder patroon: grote, weinig modulaire systemen vragen meer onderhoud en verouderen sneller.

Wat verwachten we van de oplossing?

• Gebruiker eerst: externen kunnen meer zelf doen; de backoffice heeft minder handmatig werk.
• Bouwblokken (modulair): wijzigingen in één onderdeel raken de rest zo weinig mogelijk.
• Duurzaam: aanpak die minstens 8 jaar mee kan en klaar is voor nieuwe technologie (ook AI).
• Sterke koppelingen: vlotte, betrouwbare uitwisseling met partners (EPO/WIPO) en nationale kantoren.

Concreet moet de oplossing het volgende mogelijk maken:

• Werkende POC op gekozen module(s): toon met een prototype hoe je het onderdeel hertekent of doorontwikkelt.
• Merkbare winst voor gebruikers: externen doen meer zelf; medewerkers hebben minder handmatige stappen/administratie.
• Lage onderhoudslast, lokale impact: wijzigingen blijven beperkt tot het betrokken onderdeel; updates gaan sneller.
• Meetbaar succes: heldere KPI’s en een meetplan (bv. doorlooptijd, aantal stappen, foutpercentage, tijd backoffice per dossier).
• Sterk databeheer en integraties: duidelijk datamodel en stabiele koppelingen met EPO/WIPO en nationale partners.
• Hergebruik van business-kennis: vertrek van de beschikbare documentatie; dubbel werk vermijden.
• Levensduur ≥ 8 jaar en basis voor verdere evoluties.

Welke oplossingen zijn niet gewenst?

• Niet GDPR-conform of met onduidelijke gegevensbescherming.
• Boven budget of met prijsherziening/indexatie (budget ≤ €29.999 excl. btw; geen prijsherziening).
• Technologie zonder onderbouwde aanpak of impact (mooie termen zonder plan, bewijs of gebruikers-/onderhoudswinst).
• Niet modulair (wijzigingen in één onderdeel veroorzaken brede aanpassingen).
• Geen bewijs of metingen (geen POC-demo, geen duidelijke KPI’s/meetplan, geen leeropbrengst: prototype, documentatie, eindrapport).

Wat moet in elk geval worden meegenomen?

Neem deze elementen zeker op in je offerte/POC:

• Scopekeuze: kies één of meer onderdelen: Nationale octrooien, MyPage, eRegister, Vergoedingen, Personen.
• Taal & pitch: voertaal Engels; vragen kunnen in NL/FR; pitch in Engels.
• Deliverables: prototype, documentatie en eindrapport met lessons learned.
• Veiligheid & privacy: GDPR, authenticatie (nu 2FA, later eIDAS), sandbox/hosting en dataveiligheid.
• Integraties: vlotte, stabiele uitwisseling met EPO en WIPO (en nationale kantoren).

Challenge eigenaar

Aanbestedende overheid: Benelux-bureau voor de Intellectuele Eigendom (BOIP). Nido begeleidt.

Info over de nationale diensten voor Intellectuele Eigendom

• België (DIE | FOD Economie): https://economie.fgov.be – BPP - Benelux Patent Platform
• Nederland (Octrooicentrum Nederland | RVO): Benelux Patent Platform (BPP) portaal
• Luxemburg (Patent Office): https://patent.public.lu/bpp-portal/home

Verloop van de procedure

1. Indienen offerte
   Stuur je offerte (PDF) met POC-voorstel uiterlijk 4/11/2025 om 12:00 naar gbi@bosa.fgov.be. (Onderwerp e-mail: Offerte overheidsopdracht Challenge Patent Platform + [bedrijfsnaam])
2. Onderhandelingen & pitches
   Er kunnen correctie- en onderhandelingsrondes plaatsvinden, inclusief een presentatie/pitch van je oplossing.
   Deze rondes kunnen mondeling of schriftelijk verlopen.
   De pitches zijn voorzien op 17 en 21 november 2025 (onder voorbehoud) en verlopen hybride: bij voorkeur op locatie in Brussel én online via Microsoft Teams.
   Niet alle indieners worden uitgenodigd voor een onderhandelingsronde; iedereen ontvangt feedback.
3. BAFO (onder voorbehoud)
   Ingediend op uitnodiging op 4/12/2025 (zelfde e-mailadres).
   Onderwerp e-mail: BAFO overheidsopdracht Challenge Patent Platform + [bedrijfsnaam].
4. Gunning
   Evaluatie en gemotiveerde beslissing; gunning uiterlijk 15/12/2025.
   
   (Praktisch: de pitchtaal is Engels; vragen kunnen in NL/FR.)

Goed om te weten

Informatie over de drie Benelux-IE-diensten kan je hier vinden: 

• Belgische Dienst voor Intellectuele Eigendom (DIE) | FOD Economie met info over het huidige platform
• Octrooicentrum Nederland (RVO)
• Luxemburgs Octrooibureau.

Samen ongeveer 45 (BE), 10 (LU) en 90 (NL) medewerkers. Jaarlijks circa 5.000 nationale aanvragen (± 1.000 BE, 2.000 NL, 2.000 LU).

Naast nationale zaken beheren de diensten vooral Europese patenten (fee-administratie): ongeveer 150.000 geldige EP’s per land.

Veelgestelde vragen

Vind hieronder gedetailleerde antwoorden, inclusief cijfers en context, op de meest gestelde vragen.

Heb je nog vragen?

Indien je vragen hebt in het kader van deze challenge dan mag je ons contacteren via gbi@bosa.fgov.be (met als onderwerp: “Vraag challenge Patent Platform”).